Историко-документальный департамент (ИДД) является одним из структурных подразделений МИД России. ИДД включает шесть отделов: Архив внешней политики Российской империи (АВП РИ), Архив внешней политики Российской Федерации (АВП РФ), Отдел научных исследований, Отдел документальных публикаций, Центральная научная библиотека, Отдел компьютеризации и информационно-технического обеспечения.

ИДД обеспечивает выполнение широкого круга задач, связанных с государственным учетом, хранением, систематизацией, использованием и публикацией архивных документов МИД России, осуществлением функций депозитария международных договоров Российской Федерации, развитием сотрудничества в области архивного дела с зарубежными странами, подготовкой оперативных исследований и ретроспективной информации для руководства Министерства.

Большой интенсивностью характеризуется деятельность архивов, которые работают в публичном режиме. В архивных фондах МИД России сосредоточен значительный массив ценной документации внешнеполитического характера. В задачи архивов входят комплектование, учет архивных фондов и обеспечение их сохранности, экспертиза ценности документов, рассекречивание, создание научно-справочного аппарата, выдача справок социально-правового характера, доступ пользователей к архивным документам и т.д.

В основе построения фондов лежит традиционно сложившийся хронологический и страноведческий принцип. Фондообразователями являются подразделения министерства и российские загранпредставительства.

В соответствии с российским законодательством ИДД проводит значительную работу по рассекречиванию хранящихся в архиве документальных материалов 30-летней давности. Всего с конца 80-х годов согласно утвержденным Центральной экспертной комиссией Министерства актам переведено на открытый режим хранения более 100 тысяч архивных дел, в которых содержится около 1 млн. документов.

На постоянной основе осуществляется работа по публикации дипломатических архивных материалов. Всего в сотрудничестве с Федеральной архивной службой, внешнеполитическими ведомствами иностранных государств, отечественными и зарубежными и академическими структурами издано более 270 томов документов.

Широко известны и востребованы такие серийные издания Министерства, как «Документы внешней политики СССР» (издано 25 томов), «Внешняя политика России в XIX – начале XX века» (17 томов), «Внешняя политика России» (13 томов).

Большое число документальных публикаций издается совместно с зарубежными партнерами на основе соответствующих соглашений. За последние пять лет изданы: «Советско-американские отношения. Период разрядки. 1969-1972», «Россия – Португалия. 1722-1815», «Советско-китайские отношения. 1949-1951 гг.», «СССР – Югославия. 1945-1956 гг.».

Значительное внимание по-прежнему уделяется тематическим публикациям. Так, к 60-летию ООН издан сборник «Выступления глав делегаций СССР/Российской Федерации на сессиях Генеральной Ассамблеи Организации Объединенных Наций».

Одним из видов использования документов архива является предоставление документов на двусторонние выставки, посвященные истории внешнеполитических связей России с зарубежными странами. Активно используются архивные документы загранпредставительствами МИД России для проведения юбилейных мероприятий. Во многих загранпредставительствах России были проведены выставки архивных документов и фотографий – в Алжире, Бельгии, Вьетнаме, Германии, Дании, Индии, Индонезии, Италии, Испании, Канаде, Кипре, Мексике, Нидерландах, Румынии, Сирии, Швейцарии, Финляндии.

Важное значение придается расширению международного архивного сотрудничества, в котором ИДД принимает активное участие, развивая архивные связи с соответствующими подразделениями МИД зарубежных стран. С иностранными партнерами подписано 20 соглашений об архивном сотрудничестве и 16 соглашений об издании совместных сборников документов. Регулярно проводятся межмидовские консультации, в ходе которых обсуждается достаточно широкий круг проблем, включая обмен опытом и информацией в области организации и методологии архивного дела, структуры и задач архивных служб, компьютеризации архивов, работы служебных библиотек, обмена копиями архивных документов, подготовки совместных документальных сборников по истории двусторонних отношений или по другой тематике.

Историко-документальный департамент ставит своей задачей информатизацию архивного дела в МИД России. Предпринимаются шаги по созданию электронных баз документов, совершенствованию информационно-поисковых систем – в соответствии с необходимостью расширения доступа пользователей к имеющимся фондам.

Сотрудники ИДД ведут систематическую научно-исследовательскую работу в интересах практической деятельности МИД. За последние годы было подготовлено с использованием архивных документов большое число информационно-справочных материалов для практического использования в оперативной работе Министерства.